sistem penggajian supir taxi

kelompok 2

andri nugroho

wan rahmad aulia

oktavia sari

ovan arviantoro

A.    DESKPIPSI SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN SUPIR TAKSI

Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan departemen personalia dan umum, departemen keuangan, dan departemen akuntansi. Departemen personalia dan umum pertanggung jawab dalam pengangkAtan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarip gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Bagian Keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Bagian Akuntansi bertangggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediakan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini;

Prosedur pencatatan waktu hadir.

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh Bagian Pencatat Waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kontor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) Yang dicap secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka.

Prosedur pencatatan waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misaanya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah.

Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji dan upah karyawan . Data yang dipakai sebagai daras pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

Prosedur pembayaran gaji dan upah.

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan Bagian Kosa. Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kosa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian Kosa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Jika Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.

Prosedur distribusi gaji upah.

Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga kerja didistribusikon kepada departemen-departemen yanbg menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.

B.     UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

1.      Direktur Utama

·         Bertanggung  jawab atas pengembangan perusahaan.

·         Menetapkan arah, sasaran dan tujuan jangka panjang perusahaan.

·         Mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.

·         Menyusun strategi dan visi.

2.      Asisten Direktur

·         Bertugas membantu mengatur jadwal atasannya.

·         Mengikuti perkembangan industry lain yang sejenis

·         Bertugas membantu dan mengurus korespondesi  atasan dengan pihak lainnya seperti perihal surat menyurat atau informasi lainnya.

.

3.      D.Pemasaran

·         Bertanggun gjawab atas bawahannya.

·         Bertugas mengatur dan memberikan masukan pada bawahannya atas ide-ide yang akan dilaksanakan untuk kedepannya.

·         Berfungsi dalam memperkenalkan pengetahuan mengenai produk-produk yang dikelurkan oleh perusahaan, salah satunya melalui media periklanan.

4.      D.Teknologi dan Produksi

·         Mengawasi dan bertanggung jawab menangani masalah-masalah yang berkaitan atas kendaraan/transportasi yangberoperasi.

·         Membawahi bagian yang mengatur mengenai regulasi dan kebijakan-kebijakan perusahaan dengan penyesuaian dengan regulasi dan kebijakan pemerintah dan juga regulasi armada, baik perpanjangan izin lama (peremajaan armada taksi yang beropersi) dan pengurusan izin baru (penambahan armada taksi baru yang akan beroperasi).

·         Berfungsi dalam memastikan mutu perusahaan berjalan dengan baik dan benar. Adapun alat yang digunakan adalah dengan membuat Standar Operation Procedure (SOP) dan Key Perfomance Indicator (KPI) untuk semua bagian dalam perusahaan.

5.      Bag.Operationl dan Umum

·         Bertanggung jawab membantu tugas wewenang atasan yang berkaitan dengan seluruh kegiatan kepegawaian atau karyawan.

·         Bertanggungjawab atas program-program kepegawaian

·         Membawahi bagian pemberdayaan sumberdaya manusia, terkait dengan pengadaan tenaga kerja demi kelangsungan usaha jasa perusahaan..

6.      Bendahara

·         Bertugas membantu kegiatan atasannya.

·         Mengawasi penggajian atau pengupahan oleh bawahannya.

7.      Pembukuan maupun staf pembukuan

·         Bertugas mencatat seluruh kegiatan atau catatan penting yang saling terkait.

·         Pelaksana program-program kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan guna tercapainya tujuan bersama.

8.      Bag.Promosi

·         Bertugas mengexplor atau mempromosikan prusahaan kekhalayak luas agar lebih dikenal, baik dari iklan di Internet maupun media cetak ataupun sejenisnya.

9.      Layanan Pelanggan

·         Bertugas untuk melayani pelanggan via pemesanan, atau untuk menghandle supir-supir yang sedang beroperasi serta memberikan informasi.

10.  Bag.Pengendalian dan Perawatan

·         Bertugas melakukan pengecekan rutin pada seluruh kendaraan yang beroperasi.

·         Peremajaan kendaraan.

11.  Gudang dan bengkel

·         Bertugas untuk memperbaiki kendaraan yang rusak atau bermasalah

12.  Bagian Kepagawaian.

Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Bagian ini bertugas untuh, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikam pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

13.  Bagian Gaji dan Upah.

Berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

14.  Bagian Utang.

Berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasa untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

15.  Bagian Kasa.

Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

16.  Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.

Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

17.  Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan.

Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.

18.  Bagian pencatat waktu.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

19.  Bagian pembuat daftar gaji dan upah

Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

20.  Bagian akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

21.  Bagian keuangan

Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

C.     DOKUMEN

1.      Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2.      Kartu jam hadir.

Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.

3.      Kartu jam kerja.

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke Bagian gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Seperti  telah saya sebutkan di atas, catatan waktu kerja ini harus diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informosi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk tiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik, mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.

4.      Daftar gaji dan chek register

daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

5.      Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.

Merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang berangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

6.      Surat pernyataan gaji dun upah.

Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincion gaji don upoh gang' diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.

7.      Amplop gaji dan upah.

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8.      Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah.

9.      Jurnal umum.

Dalam pencatatan, gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahan.

10.  Kartu harga pokok.

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

11.  Kartu biaya.

Catatan ini digunakan untuk. mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

12.  Kartu penghasilan karyawan.

Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterime oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh posal 21 yang menjadi beban tiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahny sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang, lain.

D.    SISTEM PENGGAJIAN

Dalam sistem penggajian berikut ini, tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan dengan penandatangan karyawan atas kartu penghasilan karyawan. sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi, yang bersifat rahasia bagi karyawan.

Uraian Kegiatan Sistem Penggajian

1.      Bagian Pencatat Waktu

a.                  Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam  kartu jam hadir.

b.                 Membuat daftar hadir karyawan atas daser kartu jam hadir.

c.    Mengerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam nadir ke Bagian Gaji dan Upah.

2.      Bagian Gaji dan Upah

a.    Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu

b.   Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain, yang dikeluarkan oleh bagian kepegewaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu. Jika karyawan tidak mengalami perubahan pangkat atau galongan gaji, data gaji karyawan yang tencantum dalmr daftar gaji bulan yang lalu dapat dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji bulan kini.

c.    Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap karyawan.

d.   Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji.

e.    Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lember), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang

f.    Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kas

g.   Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal.

h.   Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.

3.      Bagian Akuntansi

a.    Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.

b.      Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji

c.       Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. Jurnal yang dibuat dalam register kas kelua

d.      Mendistribusikan bukti kas keluar, dan dokumen pendukungnya sebagai berikut:

·      lembar 1 dan 3 diserahkan ke Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembor 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

·         lembar 2diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, don Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke 1.

e.    Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Kaso, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap “lunas” oleh Bagian Kaso setelah pembayaran selesai dilakukan.

f.    Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.

g.   Mengerahkan bukti kas keluar lembar 1 ke Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporon, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar

4.      Bagian Kasa

a.    Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari Bagian Utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pamberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.

b.   Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari Direktur Keuangan).

c.    Menguangkan cek ke bank.

d.   Memasukkan uang gaji dan surat pernberitahuan gaji ke dalam amplop gaji tiap-tiap karyawan.

e.    Membagikan amplop gaji (yang didalamnya terdapat uang gaji dan Surat pemberitahuan gaji) kepada karyawan uang berhak.

f.    Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan

g.   Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2.

h.   Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

  Lembar l:     diserahkan ke Bagian Utang,  dilampiri dengan daftar gaji lemmbar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2

Lembar 3:     diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan, daftar gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.

5.      Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan

a.    Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Bagian Utang, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1

b.   Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam Jurnal umum, Jurnal Yang dibuat adalah:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya                      Rp. xx

Biaya Administrasi dan Umum                                  Rp. xx

Biaya Pemasaran                                                         Rp. xx

             Gaji dan Upah                                                             Rp. xx

c.    Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar gaji lembar 1 ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.

d.   Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Utang dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2.

e.    Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:

Utang Gaji dan Upah                          Rp. xx

        Kas                                                                      Rp. Xx

f.    Mengarsipkan bukti kas keluar lembar, 1 dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 menurut nomor urut bukti kas keluar.

6.      Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya

a.    Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar1

b.   Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya

c.    Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1 menurut nomor urut bukti has keluar.

E.FLOWCHAT

Keterangan Flowchart:

 1. Data kehadiran seluruh karyawan yang sudah berupa rekapan per hari pada tanggal cut off sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data pengajian.

 2. Departemen HRD (bagian payroll) menerima data kehadiran yang sudah valid untuk diproses penggajiaannya per orang.

 3. Departeman HRD (bagian pajak pph 21) menghitung atau mengkoreksi pajak baik yang gajinya ada kemaikan atau ada perubahan status keluarga (tambah anak atau ada perubahan dari bujang menjadi kawin, dan lain-lain).

 4. Departemen HRD (bagian payroll) setelah menrima revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak, membuat slip gaji dan daftar gaji seluruh karyawan untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan manager HRD.

 5. Departemen keuangan menerima daftar gaji dan slip gaji karyawan departemen HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh bak perhitungan gaji take homr pay-ny masing-masing karyawan maupun perhitungan pajak gajinya.

 6. Apabila departemen keuangan menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik, harus segera mengembalikannya ke departemen HRD, atau cancel.

 7. Apabila departemen keuangan evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada daftar gaji atau slip gaji tersebut, maka wajib menandatanganinya dan membuat check tunai atau bilyet giro sebesar jumlah gaji seluruh karyawan dan menyerahkannya pada pimpinan perusahaan.

 8. Pimpinan perusahaan menerima dan menandatangani daftar gaji seluruh karyawan check tunai atau bilyet giro untuk transfer gaji vi bank yang ditunjuk.

 9. Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan check/bilyet transfer ke rekening pribadi masing-masing karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.

 10. Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan, mengambil gajinya melalui ATM yang telah ditunjuk, dengan rentang waktu selama 24 jam per hari.

SISTEM PENJUALAN TUNAI 

       
                       Kelompok:2
                1.andri nugroho      :14062214
                2.wan rahmad aulia  :15061057
                3.oktavia sari        :15061058
                4.ovan arviantoro    : 15061059
                 

A.PENJUALAN TUNAI

Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir

B.UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

a.    Bagian Order Penjualan (Pelayan)

Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kasa.

 b.    Bagian Kasa

 Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.

   c.    Bagian pembungkus

    Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya

    kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.

    d.    Bagian Akuntansi

    Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan    harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang serta secara periodik membuat laporan penjualan sesuai dengan  kebutuhan manajemen.

B.DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

a.    Bagian Order Penjualan (Pelayan)

    Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kasa.

b.    Bagian Kasa

    Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.

4 .pita register kas

   Dokumen ini dihasilkan oleh mesin yang di oprasikan bagian kas setelah terjadi transaksinpenerimaan uang dari pembeli sebagai pembayar atas barang

C.CATATAN PENJUALAN TUNAI

  1.  Jurnal Penjualan

     Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai.

  2.jurnal penerimaan kas

   digunakan untuk merekam terjadinya penerimaan uang dari hasil penjualan tunai yang akan menambah kas

  3.  JurnalUmum                                                   Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.

4.  Kartu Persediaan(kartu gudang)

      Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

 

D,FLOWCHAT

ž  Di bawah tersaji flowchart penjualan tunai. Agar karyawan tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama. 

Di atas tersaji flowchart penjualan tunai. Agar karyawan tidak memiliki peluang untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualan tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga. Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Bagian pengambilan barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama.

Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua. Pramuniaga akan menyiapkan faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke kasir dan membayar. Kasir menerima kas, dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua lembar faktur dibawa oleh konsumen ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga mencap "telah diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua diarsip pramuniaga.

Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan sepanjang hari harusnya cocok dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke pemilik toko pada saat tutup toko.

                        SISTEM  KAS

 kelompok 2
andri nugroho

wan rahmad aulia

oktavia sari

ovan arviantoro

1.pengertian PENERIMAAN kas

Transaksi penerimaan kas adalah transaksi keuangan yang menyebabkan Asset  perusahaan berupa kas atau setara kas bertambah.

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

a. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu :
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales ).
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu :
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kas
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Akuntansi

b.Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Faktur Penjualan Tunai
2. Pita Register Kas
3. Credit Card Sales Slip
4. Bill Of Lading
5. Faktur Penjualan COD
6. Bukti Setor Bank
7. Rekap Harga Pokok Penjualan

c.Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Jurnal Umum
4. Kartu Persediaan
5. Kartu Gudang

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Prosedur Order Penjualan
2. Prosedur Penerimaan Kas
3. Prosedur Penyerahan Barang
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi .
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. Penerimaan order dari pembeli diotorisai oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

Praktek yang Sehat
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

b. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet).
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut :
1. Melalui penagihan perusahaan
2. Melalui pos
3. Melalui lock box collection plan

Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu :

1.       Fungsi Sekretariat.
Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi Kas
Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi.

d.Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :
1. Surat Pemberitahuan
2. Daftar Surat Pemberitahun
3. Bukti Setor Bank
4. Kuitansi

E.FLOWCHAT PENERImaan Kas

Flowchart Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai adalah flowchart yang menggambarkan aliran kas yang dibayarkan oleh konsumen ketika melakukan penjualan dan proses pencatatan kas tersebut

berikut ini Flowchart Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai: Customer:

 -          - Mengecek surat utang

 -          - Melakukan pembayaran utang

 -           -  Menerima surat bukti lunas

 Bag Penjualan:

 -          - Membuat Surat Bukti Lunas

 -          - Mencocokan surat utang dengan arsip yang ada

Pimpinan

 -         -  Menerima laporan piutang

2.PENGELUARAN KAS

A.Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cekSeperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan, dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar.

Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan kas kecil ada dua, yaitu sebagai berikut :
1. Metode Fluktuasi
Dalam metode ini pembentukan dana kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga saldo rekening kas kecil selalu berubah. Dalam pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai dengan keperluan (tidak berdasarkan jumlah pengeluaran sebelumnya) dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2. Metode Imprest
Pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap “telah dibayar” agar tidak digunakan lagi. Pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, yaitu :
a. Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
b. Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas.
c. Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis menerima tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran.

2.Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Bukti Kas Keluar
2. Cek
3. Permintaan cek

3.Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Jurnal Pengeluaran Kas
2. Register Cek
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang.
2. Fungsi Pencatat Utang
Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai buku pembantu.
3. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
4. Fungsi Akuntansi Biaya
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi Akuntansi Umum
Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register.
6. Fungsi Audit Intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek yang sehat yang disebutkan di bawah ini :
Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transasksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwewenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan yang dilampiri dengan dokumen mendukung yang lengkap.

Praktek yang Sehat
6. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
8. Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada di tangan (cash insafe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian.
13. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room).
15. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.

4.FLOWCHAT PENGELUARAN KAS

Bagian Akuntansi

         Membuat daftar tagihan pembayaran

         Memeriksa laporan rekonsiliasi bank

         Membuat laporan arus kas

Bagian Kas

         Memeriksa daftar tagihan pembayaran

         Mengisi surat penarikan pada bank

         Melakukan pembayaran tagihan jatuh tempo

         Membuat laporan pengeluaran kas

         Mengisi lembar cek

        Membuat laporan pengeluaran kas 2

Bank

         Mengecek saldo perusahaan

         Mencetak bukti pengambilan kas bank

         Mengeluarkan bukti pencairan cek

        Membuat rekening koran

Suplier

         Mengecek bukti pengeluaran kas

         Mengesahkan bukti pengeluaran kas

         Menahan cek

Pimpinan

         Memeriksa laporan arus kas

         Mengesahkan laporan arus kas