Sistem pembelian kredit

                  

                 

                         Kelompok:2

         1.andri nugroho     :14062214
      2.wan rahmad aulia :15061057
      3.oktavia sari       :15061058
      4.ovan arviantoro   :15061059

A.PENGERTIAN PEMBELIAN KREDIT

 Pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok.
Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan

.

B.DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi(tidak repetitif).
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:
a. Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Tembusan bagi unit peminta barang
Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
c. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menuru tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan.


d. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

e. Tembusan fungsi penerimaan
Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepda pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remmittance advice)

C.CATATN YANG DIGUNAKAN

a. Register bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan jurnal yg digunakan utk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure (prosedur voucher hutang).
b. Jurnal Pembelian
Berguna untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure(prosedur hutang dagang).
c. Buku Pembantu utang
Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
d. Buku Pembantu Persediaan
Digunakan untuk mencatat biaya persediaan yang dibeli oleh perusahaan.

D.FLOWCHAT

1. Bagian Gudang
- Memeriksa persediaan barang
- Memberikan data persediaan barang kepada bagian pembelian
- Menerima surat jalan dari bagian pembelian
- Menata barang
- Menandatangani surat jalan dan mengembalikan surat jalan kepada bagian pembelian

2. Supplier
- Mengunjungi toko
- Memberikan info dan price list kepada bagian pembelian
- Menerima data pesanan dari bagian pembelian
- Memproses pesanan pembelian
- Membuat surat jalan rangkap 3
- Mengirim pesanan beserta surat jalan (rangkap ke-3) kepada bagian pembelian
- Menerima surat jalan rangkap 1 dan 2 dari bagian pembelian
- Menyimpan surat jalan rangkap ke-2
- Membuat nota rangkap 2
- Mengunjungi bagian pembelian dengan membawa nota dan surat jalan untuk penagihan
- Menerima pelunasan pembayaran dari bagian pembelian
- Menerima nota rangkap ke-2 dari bagian pembelian kemudian disimpan

3. Bagian Pembelian
- Menerima data persediaan barang dari bagian gudang
- Menerima info dan price list dari supplier
- Melakukan order pembelian dan mencatat barang yang dipesan
- Memberikan data pesanan kepada supplier
- Menerima pesanan beserta surat jalan (rangkap ke-3) dari supplier
- Menyerahkan surat jalan dan darang jika barang yang dibeli tidak sesuai pesanan
- Menghubungi bagian gudang dan menyerahkan surat jalan ke gudang jika data pesanan sama dengan data barang pada surat jalan
- Menerima surat jalan 3 rangkap yang diberikan oleh bagian gudang
- Memberikan stempel
- Menyerahkan surat jalan rangkap ke-3 ke bagian pencatatan
- Memberikan surat jalan rangkap 1dan 2 ke supplier
- Menerima surat jalan asli dan nota rangkap 2 lalu melakukan pembayaran kepada supplier
- Menandatangani nota dan menyerahkan nota rangkap ke-2 kepada supplier
- Menyerahkan surat jalan asli dan nota asli kepada bagian pencatatan

4. Bagian Pencatatan
- Menerima surat jalan rangkap ke-3 dari bagian pembelian
- Membuat laporan pembelian kredit rangkap 2
- Menyimpan laporan pemberian kredit rangkap ke-2
- Memberikan laporan pemberian kredit rangkap ke-1 kepada pimpinan
- Menerima nota dan surat jalan asli dari bagian pembelian
- Menyimpan nota dan surat jalan asli dari bagian pembelian
- Membuat laporan pelunasan penagihan rangkap 2
- Menyimpan laporan pelunasan penagihan rangkap ke-2
- Memberikan laporan pelunasan penagihan rangkap ke-1 kepada pimpinan

5. Pimpinan
- Menerima laporan pembelian kredit rangkap ke-1 dari bagian pencatatan
- Menerima laporan pelunasan penagihan rangkap ke-1 dari bagian pencatatan